CASE – Gemeente Hoorn
Meer inzicht leidt tot betere samenwerking
//digitale registratie //sla //sor
De gemeente Hoorn ontwikkelde samen met Aquila een nieuwe applicatie voor de registratie van verleende vergunningen. De applicatie ondersteunt tijdige registratie van gegevens in de basisregistraties BAG, BGT en WOZ na het verlenen van bouw- en verbouwvergunningen, als onderdeel van de Gebeurtenissen- en Activiteitenregistratie. De gemeente Hoorn anticipeert hiermee op de Samenhangende Objectenregistratie (SOR) die in 2025 gerealiseerd moet zijn. Met één oogopslag verkrijgen alle betrokken disciplines en afdelingen, zowel in de binnen- als buitendienst, inzicht in de status.
Waarom koos de gemeente Hoorn voor deze nieuwe applicatie?
De bestaande individuele procesapplicaties ondersteunden objectregistratie niet in samenhang, of pas na aanzienlijke investeringen. Historisch gegroeid en verklaarbaar, maakten de diverse afdelingen en disciplines gebruik van fysieke documenten en zelf-ontwikkelde toepassingen in Word of Excel. Gecommuniceerd werd veelal via e-mail. Veel gestelde, op het oog eenvoudige vragen – zoals: Wat is de status van deze aanvraag? Waar bevindt deze aanvraag zich in het proces? Worden de doorlooptijden nagekomen volgens de Service Level Agreement? – zorgden voor tijdrovende zoekacties. Inzicht in samenhang ontbrak, terwijl dat inzicht en de daarbij horende kwaliteitsbeheersing wettelijk steeds belangrijker worden, denk bijvoorbeeld aan de SOR (de Samenhangende Objectregistratie) die in 2025 gerealiseerd moet zijn.
De gemeente Hoorn ging op zoek naar een alternatief en wilde tevens onderzoeken of dit soort complexe optimalisatieprojecten te realiseren zijn met een Agile werkwijze. Tevens wilde de gemeente de bruikbaarheid, flexibiliteit en snelheid testen van Mendix, een low code ontwikkelplatform.
‘De applicatie helpt ons om stap voor stap de registratieprocessen te verbeteren, de kwaliteit te meten en het werk steeds meer in samenhang uit te voeren. Van ‘registratie eilandjes’ naar een samenhangend geheel.’
Meer grip, meer gemak
De gemeente Hoorn koos voor een oplossing waarmee eenvoudig en snel een digitaal proces is ingericht en dat flexibel kan meebewegen bij nieuwe ontwikkelingen. De nieuwe applicatie beziet de verschillende registratiesystemen in samenhang, waardoor verschillende teams, van zowel de binnen- als de buitendienst, activiteiten en gebeurtenissen over hetzelfde object vastleggen in één gezamenlijk objectdossier. Nu een gezamenlijk zicht op het object is ontstaan, wordt onderling beter gecommuniceerd, en hebben alle betrokkenen real time inzicht in elkaars werkzaamheden. Diverse disciplines kijken nu als het ware door dezelfde bril naar dezelfde dataset.
In de nieuwe applicatie wordt een keten van gebeurtenissen en activiteiten rond een bedrijfsobject geregistreerd. Bij volgende gebeurtenissen van een object wordt het dossier aangepast en geactualiseerd. Parallel werken op verschillende locaties en verschillende momenten in de tijd – soms niet-volgordelijk – wordt nu probleemloos ondersteund. Zo ontstaat één gezamenlijk beeld van het object. Geen tijdrovende zoekacties meer, direct is te achterhalen welke gebeurtenis wanneer heeft plaatsgevonden.
De gekozen oplossing voldoet uiteraard aan alle wettelijke eisen voor Gebeurtenissen registratie. De applicatie wordt gehost in de Mendix Cloud, die voldoet aan strikte veiligheidseisen (ISAE 3402 type II gecertificeerd).
‘Een erg belangrijke waarde voor ons had het gezamenlijke proces dat tot deze nieuwe aanpak heeft geleid. Beter inzicht leidt tot betere samenwerking.’
Meer inzicht, betere samenwerking
Tijdens de Proof of Concept zijn de diverse processen beoordeeld en geoptimaliseerd. De uitvoering van al deze – voorheen individuele – processen wordt nu ondersteund door de Workflow module in de applicatie. Hierin zijn de verschillende processen en processtappen geconfigureerd; deze kunnen eenvoudig worden aangepast als de situatie daartoe aanleiding geeft.
De applicatie ziet toe op de tijdige uitvoering van activiteiten en bewaakt de afspraken binnen het registratieproces, over de processen (zoals bijvoorbeeld BAG of BGT) heen, zodat wordt voldaan aan de wettelijk voorgeschreven termijnen. Per processtap wordt aangegeven hoelang een activiteit mag duren. Ook als de termijnen afgesproken in de Service Level Agreement in gevaar komen, geeft de applicatie een waarschuwing.
Om de samenwerking te bevorderen en om de eigen werkzaamheden optimaal te kunnen plannen, kunnen medewerkers aangeven of zij geïnformeerd willen worden via een notificatie e-mail als een aanvraag wordt aangeboden ter behandeling. Registratieprocessen en voortgang (to-do, voortgang en status) worden daarnaast gevisualiseerd voor gebruikers en management door een gebruikersvriendelijke userinterface en dashboards.
Resultaten?
- Meer inzicht, betere samenwerking. Met één oogopslag verkrijgen alle betrokken disciplines en afdelingen inzicht in de activiteiten die al zijn verricht en welke nog moeten worden afgehandeld. Een overzichtelijk dashboard met timeline toont status en benodigde vervolgacties.
- Automatische activiteiten- en termijnbewaking. De applicatie bewaakt tijdige uitvoering en bewaakt de volledigheid van de vereiste handelingen en de wettelijke termijnen in het registratieproces. Ook wanneer de termijnen afgesproken in de Service Level Agreement in gevaar komen, geeft de applicatie een waarschuwing.
- Eén gezamenlijke dataset. Losse documenten, overzichten in Word en Excel, en communicatie via e-mail zijn nu vervangen door één gebruiksvriendelijke online applicatie, volledig en actueel. Gegevens zijn georganiseerd in één objectdossier. Updates zijn voor iedereen in het proces op ieder gewenst moment inzichtelijk. Na het afronden van een taak wordt de volgende persoon in het proces geïnformeerd door een pushbericht.
- Snel en zichtbaar resultaat. Door een Agile proof of concept aanpak, met dagelijks contact en snel inspringen op wensen en veranderingen, werkt de applicatie binnen enkele weken.
- Een geoptimaliseerd proces. Werkprocessen van diverse disciplines en afdelingen, in zowel binnen- als buitendienst, worden op elkaar afgestemd en geoptimaliseerd. Van procesbeschrijving op een iteratieve manier naar digitale realisatie. Een nieuwe manier van samen denken en samen werken.
- Toekomstbestendig en flexibel. De applicatie is schaalbaar en klaar voor de toekomst, eenvoudig uit te breiden met gebeurtenissen en activiteiten voor bijvoorbeeld parkeer-, standplaats- of terrasvergunningen. Een flexibele oplossing die snel kan inspelen op toekomstige behoeften van burgers en ondernemers.
Cees Hoekstra
Managing Director
Overige cases
Minimaal 5.000 jongeren begeleiden naar werk
Emma at Work helpt jongeren met een chronische fysieke aandoening aan werk. Hiervoor brengen ze jongeren, werkgevers en coaches samen. Dit matchen gebeurde ‘handmatig’. Aquila ontwikkelt een portal waarmee jongeren de regie nemen in hun ontwikkeling en brengt hen geautomatiseerd in contact met de juiste werkgevers en begeleiders. Zo kunnen consultants zich focussen op het ondersteunen van de jongeren en wordt de ambitie haalbaar om in 4 jaar 5.000 jongeren te begeleiden naar werk.
Winnen met zonne-energie
Bij energieleverancier Vrijopnaam wekken klanten zelf hun energie op met zonnepanelen uit Nederlandse zonneparken. Klanten kopen via de website zonnepanelen, besparen zo energie en zien op de app hoeveel energie zij opwekken. Dankzij de samenwerking met Aquila verloopt dit proces geheel digitaal. Efficiënt voor Vrijopnaam. Inzichtelijk en prettig voor hun klanten.
Verzekerd van een toekomstbestendig polisbeheer
Door de jaren heen heeft een Nederlandse top 3 verzekeraar veel verschillende pensioen- en levensverzekeringen gelanceerd. Naast grote portefeuilles zijn er ook restportefeuilles van tijdelijke, minder succesvolle of niet meer verkochte verzekeringen waarvan de verplichtingen nog jaren doorlopen. De restportefeuilles verschillen in samenstelling en worden geadministreerd in dure legacy-systemen. Aquila ontwikkelt in 7 maanden een schaalbare, compliant en efficiënte oplossing.
Interesse?